Projektmanagement

 

Projektmanagement ist das wichtigste Instrument für eine dynamische und zukunftsorientierte Kultureinrichtung. Wie die Violine des Konzertmeisters eines Orchesters ist ein erfolgreiches Projekt als Instrument wegweisend für die Stimmung eines Betriebs.

Kultureinrichtungen, im speziellen in der Theaterszene, sind grundsätzlich sehr starre Gebilde, welche langsam aber auch empfindlich auf Veränderungen bzw. Change-Management reagieren – „Das war schon immer so!“. Es ist schwer, die Stimmung eines Kulturbetriebes zu verändern. Daher ist Projektmanagement und das Verändern von Strukturen durch einzelne Projekte ein Schlüsselfaktor für das gesamte Bild eines Kulturbetriebes. Als Kulturmanager erkenne ich diese Chance und bilde und ermögliche mit Projekten neue Blickwinkel und Perspektiven. Ob es in Form von großen Ganzjahresprojekten oder kleinen Veranstaltungen ist: Projekte bilden und fördern neue Teams, neue Ziele, neue Strukturen, neue Motivationen, neue Erkenntnisse, neue Konflikte, neue Zuschauer, neue Sponsoren, neue Kosten und vieles mehr…

Leite ich als Projektmanager ein Kulturprojekt, so bearbeite ich dieses auf klassischer Art und Weise in verschiedenen Management-Schritten, jedoch gezielt nur für dieses eine Projekt und nicht innerhalb schon vorhandener Abläufe des Betriebes.

Drei Aspekte sind für mich entscheidend:

– Es werden klare Ziele und Zielvorgaben entwickelt.

– Die Planung und Disposition ist klar strukturiert, gesteuert und kontrolliert.

– Das Projekt wird evaluiert, sodass ein Lerneffekt entstehen kann.

Ohne Ziele gibt es keinen Weg. Klare Projektziele sind die Basis für alle Projektschritte. Diese sind mit einem Leitbild und Unternehmensziel abgestimmt und fördern neue Motivationen, indem sich alle involvierte Parteien aktiv beteiligen. Als Leiter eines Projektteams analysiere ich vor der Zielbildung zunächst die Ausgangslage. Erst danach kann ich die Ziele und den Weg dahin einschätzen und definieren. Ein Ziel beschreibt klar, eindeutig, messbar und widerspruchsfrei, wer was bis wann in welcher Qualität und mit welchen Rahmenbedingungen macht. So kann ich beispielsweise gemeinsam mit einem Sponsor Ziele eines Projektes finden oder mit klaren Zielen im Hinterkopf auf die Suche nach möglichen Projektpartnern gehen. Gerade ein erfolgreiches Setzen von Zielen kann große Auswirkungen auf einen ganzen Betrieb haben. Im Projekt entwickelte Ziele können das Leitbild weiter schärfen oder verändern. Findet man zusammen einen neuen Klang, kann dieser weitere Mitspieler inspirieren.

Weiterhin sind eine umfangreiche Planung und Disposition das zentrales Mittel, welches ich als Projektmanager anwenden muss. Anhand der genauen Nennung der Ziele und deren eindeutiger Charakterisierung kann ich als Projektmanager eine klare Projektplanung machen. Mithilfe von Zwischenzielen werden sogenannte Meilensteine in die Planung übernommen. Genauigkeit und Präzision bei der Beschreibung dieser Meilensteine sowie in den einzelnen Planungsschritten sind zentrale Qualitäten, da diese immer wieder kontrolliert und durch mich als Projektmanager bei Bedarf gesteuert bzw. angepasst werden. Anhand der Planung und Disposition bilde ich auch Teams und stelle Ressourcen zur Verfügung. Nur mit einem klaren Ablaufplan kann ein Orchester gestimmt werden. Vielleicht finde ich auch im Rahmen des Projektes neue Stimmführer.

„Vielen Dank für dieses außergewöhnliche Projekt! Ich bin mir sicher, es war für euch eine unglaubliche zusätzliche Belastung und jeder ist an seine Grenzen gegangen. Wir sind sehr dankbar für euren Einsatz. So ein Projekt werden wir so schnell nicht wieder planen.“

– Nicht selten fallen solche Worte nach einem größeren Projekt.

Nicht selten denken sich die Mitarbeiter: „Habe ich schon im letzten Jahr gehört.“

Aus Projekten zu lernen ist mir der wichtigste Punkt. So sollte im Rahmen von Projekten immer auch eine Evaluation durchgeführt werden. Was waren die Grenzen? Wo gab es noch mehr Potenzial? Habe ich neue Einsichten aus diesem Projekt gewonnen?

Idealerweise sollte man anhand der genauen Planung sämtliche Ziele nochmals kontrollieren und die beteiligten Parteien in Gesprächen oder Evaluationsbögen interviewen. Nur im Lernprozess ist es möglich, neue Strukturen, Formen und Innovation zu entwickeln. Meine Aufgabe als Projektmanager ist es zudem, Kritikpunkte, beispielsweise genaue Eckpunkte und Gründe einer Überlastung, nennen zu können. Zudem sind Feedback und Auswertung der Mitarbeit zentrale Mittel für die Eigenmotivation und Sinnhaftigkeit der jeweiligen Arbeit. Sieht ein Projektmitarbeiter einen Sinn hinter seiner Arbeit, so kann er sich stärker motivieren und geht eher an seine Grenzen, ohne sich deren bewusst zu sein. Sinnhaftigkeit ist meiner Meinung nach wichtiger als eine bessere Bezahlung.

Ein Konzertmeister braucht ein gut gestimmtes Instrument. Erst so bekommt ein Orchester einen gemeinsamen Klang. Ich als Projektmanager habe im übertragenen Sinn die Fähigkeit, mein Instrument zu stimmen und weiß, welche Schritte ich dafür tun muss, damit das ganze Orchester diesen Klang übernehmen kann. Den Prozess habe ich mit allen Kolleginnen und Kollegen abgestimmt; gemeinsam erleben wir einen neuen Klang, den wir anschließend zusammen auswerten.

Als Projektmanager brauche ich klare Ziele, eine gute Planung und die Bereitschaft, aus Projekten zu lernen. Nur so kann ich Kultureinrichtungen weiterbringen und dynamisch und innovativ bleiben. Nur so kann ich verhindern, den Satz „Das war schon immer so!“ als Regel zu akzeptieren. Nur so bekommt ein Orchester einen gemeinsamen Klang.